Cómo cambiar de contador sin dejar de cumplir con el SAT

No es necesario un problema grave para cambiar de contador. Éstos son motivos habituales:

• Conoce el monto de sus impuestos el mismo día en que debe pagarlos, sin margen para tomar decisiones.
• No sabe qué se presentó ni cuenta con los acuses.
• Recibió una carta o un requerimiento del SAT y nadie le explicó el motivo.
• Su opinión de cumplimiento está en sentido negativo.
• Su negocio creció (trabajadores, otra sucursal, una sociedad) y su contador no alcanza a cubrirlo.
• Simplemente no obtiene respuesta.

Antes de comunicar el cambio, asegúrese de tener en su poder lo que le identifica ante el SAT y el IMSS. Sin estos elementos, el nuevo contador no puede trabajar y el anterior conserva el acceso.

Su contabilidad le pertenece. El Código Fiscal le obliga a conservarla, por lo general durante cinco años, por lo que necesita tenerla en su poder, no sólo saber que existe en la oficina de un tercero. Solicite al contador anterior, por escrito:

• Declaraciones y acuses de los últimos cinco años: mensuales, anuales e informativas. (También pueden descargarse del SAT; los papeles de trabajo, no.)
• Papeles de trabajo de cada cálculo: cómo determinó cada pago provisional, el coeficiente de utilidad, las pérdidas pendientes de amortizar y los saldos a favor.
• Contabilidad electrónica: catálogo de cuentas y balanzas enviadas al SAT, si está obligado.
• Pólizas, auxiliares y estados financieros del ejercicio en curso y de los anteriores.
• Nómina, si tiene trabajadores: el respaldo del SUA, las determinaciones de cuotas, la prima de riesgo de trabajo y los pagos del impuesto sobre nómina.
• Cualquier trámite en curso: aclaraciones, devoluciones en proceso, cartas o requerimientos pendientes.

Solicítelo con una fecha de entrega. Cuando la entrega es completa, el cambio se resuelve sin perder ningún mes.

El primer trabajo del nuevo contador no es presentar el siguiente mes, sino conocer su situación actual:

• Descargar su constancia de situación fiscal y verificar que su régimen y sus obligaciones sean los correctos.
• Obtener su opinión de cumplimiento. Si está en sentido negativo, se sabe de inmediato qué debe corregirse primero.
• Revisar el buzón tributario en busca de avisos no atendidos, y verificar que el correo y el celular registrados sean los suyos: con frecuencia son los del contador anterior.
• Cruzar facturas contra declaraciones de los últimos meses para detectar diferencias antes que el SAT.
• Confirmar cuál es el último mes presentado y quién presenta el siguiente, para que ningún periodo quede sin presentar ni se presente dos veces.

Ocurre. Si después de solicitarla por escrito no hay respuesta:

• Buena parte puede reconstruirse desde el SAT: facturas emitidas y recibidas, declaraciones presentadas y sus acuses, constancia y opinión de cumplimiento.
• Con sus estados de cuenta y sus facturas, el nuevo contador puede rehacer la contabilidad de los periodos faltantes.
• Cambie de inmediato su contraseña del SAT, revoque en CertiSAT los sellos que tenía el contador anterior y genere nuevos. Si él tenía su e.firma, revóquela también: con ella es posible volver a cambiar la contraseña.

Implica más trabajo, pero tiene solución. Lo que no se recupera son los papeles de trabajo de los cálculos; por ello conviene solicitarlos antes de comunicar el cambio.

Sí. No es necesario esperar a enero. El nuevo contador retoma desde el último mes presentado y la declaración anual se calcula con la información completa del ejercicio, independientemente de quién la haya generado. Lo único indispensable es que ningún mes quede sin atender durante el cambio.